Instituttet begyndte at se sig om efter et system til styring af softwarelicenserne efter en henvendelse fra Microsoft, som krævede dokumentation for, at antal software-licenser var lig med antal brugere – eller rettere, at alle programmer var betalt for. Ud over at skabe en hel del travlhed blandt de medarbejdere, som blev sat på opgaven med at tjekke instituttets computere for programmer og finde licensaftalerne i arkiver rundt om i huset, pegede besøget på et problem: Instituttet havde gamle licenser, som trængte til at blive opgraderet.
”Vi troede egentlig selv, at vi havde styr på det med licenserne, men folk havde jo installeret en del ting på deres maskiner. I dag har vi fuldstændigt overblik over softwaresituationen. Hvis IT-revisionen banker på i dag, kan vi i løbet af en time dokumentere, hvad vi har af software, og hvad vi har af licenser,” siger Finn Thestrup. Det foregår på den måde, at der ligger en ”agent” på hver maskine, som indsamler informationer om maskinens status på software og hardware. Informationerne fra alle agenterne samles i en database i netværket og sammenholdes med instituttets papirlicenser i en overskuelig rapport.
Som de første i Danmark er Danmarks Meteorologiske Institut gået i gang med at bruge et nyt system til styring af softwarelicenser, et såkaldt Software Asset Management-system. Efter 14 dages vellykket test står det klart, at instituttet ved at bruge det nye system kan halvere budgettet på licenser til software. Systemet holder styr på softwaresituationen på de 230 pc’er, der bruges af instituttets administrative medarbejdere.
”Jeg regner med, at det nye system giver Danmarks Meteorologiske Institut en besparelse på 50 pct. på licensbudgettet til software. Besparelsen kommer dels, fordi vi kan luge ud i de licenser, vi ikke bruger jævnligt, dels fordi vi får et præcist overblik over vores softwarebehov. Når vi for eksempel skal til at opgradere et program, kan vi koordinere indkøbet og kun købe det antal opgraderinger, vi rent faktisk har brug for,” fortæller Finn Thestrup, der også får mulighed for at købe nogle mindre og billigere versioner af instituttets programmer, hvis medarbejderne ikke benytter sig af de større programmers mange funktioner.
Investering tjent hjem på et år
På baggrund af besparelsen regner Finn Thestrup med, at investeringen i det nye system er tjent ind på et år. Men én gevinst er besparelsen i
kroner og ører. En anden gevinst er, at Danmarks Meteorologiske Institut ikke længere behøver at være bekymret for ikke at være licensdækket.
”Hvis man ikke kan dokumentere, at man lever op til ophavsrettighederne, er der en risiko for, at man bliver hængt ud. Som den meget synlige organisation vi er, ønsker vi simpelthen ikke at blive hængt ud som nogen, der ikke har styr på tingene,” fortæller Finn Thestrup.
Implementeringen af det nye system tog seks måneder fra Ravenholm Computing A/S første gang besøgte Danmarks Meteorologisk Institut. Ravenholm Computing A/S regner dog med fremover at kunne implementere et lignende system hos andre kunder på blot to en halv til tre måneder
